Getting Things Done

• l metodo GTD consiste in una sere di fasi, 5 per l’esattezza
• Raccogliere/Processare/Organizzare/Verificare/Eseguire

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Trascrizione del podcast

Quante volte vi è capitato di dimenticarvi qualcosa di importantissimo, un compleanno un anniversario, o di andare a comprare l’unica cosa che vostra moglie o marito vi aveva chiesto. Pensate una volta vidi in strada un caro amico che passeggiava molto lentamente lo salutai e gli chiesi che fai di bello, mi rispose- sto portando fuori il cane, e io gli dissi, si ma dove cazzo il cane…. ste cose succedono

L’episodio di oggi gira intorno al libro di David Allen, Getting things done, in italiano si chiama Detto Fatto, l’autore ha creato un sistema, al quale ci si riferisce come GDT, acronimo del titolo del libro, ed è il metodo di gestione del tempo, di organizzazione del proprio lavoro e dei propri progetti che andiamo a vedere insieme oggi. L’autore dopo la stesura di questo testo è diventato un punto di riferimento della gestione del tempo e delle attività a livello mondiale.

Ringrazio per i saluti su LinkedIn gli amici Andrea dal Friuli, Marco da Torino, Andrea pero sta volta da Milano, Luca sempre da Milano, David da Bergamo e giacomo e Fabio che mi ha scritto usando il formulario del sito.

Questo è un libro estremamente dettagliato, se siete persone analitiche, logiche, strutturate, può fare al caso vostro, se invece siete dei creativi eo persone come me disorganizzate che nonostante questo trovano sempre un pizzico di piacere nel caos, può essere un modo di guadagnare tempo, e fare le cose in modo più efficace, essendo di questo gruppo non sono riuscito a leggere ogni pagina con la massima attenzione, ma sicuramente ci sono dei concetti fondamentali che possono aiutare chiunque.

ce da capire una cosa. Il tuo cervello é fatto per creare, per elaborare idee, progetti, per fare scelte non é strutturato per mantenere informazioni date nomi, é una bomba creativa più che un magazzino o un archivio. È per questa ragione che certe cose scivolano via, e ce ne dimentichiamo. Ma soprattutto facciamo uno sforzo tremendo nel cercare di trattenere tutte queste informazioni quando invece lasciarle andare e organizzarle in un sistema esterno porta dei benefici immensi.

E come avere 50 finestre aperte del computer, 30 app attive, consumano la memoria del dispositivo nonostante siano in sottofondo, tutte le cose che dovete fare, che vorreste fare e che avete accettato di fare nonostante non le stiate facendo in quel momento creano stress perché ce una parte del cervello che ci pensa continuamente, si sforza per tenerle salde nella vostra memoria, per tanto organizzarle e depositarle in un sistema esterno vi libera da tutte quelle emozioni distruttive che spesso ci tormentano.

Pensateci, stress, ansia, senso di colpa, provengono dal fatto che rompete i patti con voi stessi, dite di fare una cosa e poi non la fate, pensate alla famosa lista, la to do list, ma chi cazzo l ha mai finita, scriviamo mille cose da fare non arriviamo alla metà, la giornata si complica, ci sono degli imprevisti come nel monopoli che ti fanno retrocedere, ti fanno deviare e alla fine guardi la lista e stai male, serve un metodo.

Andiamo a vedere subito questo modello proposto da David Allen, si compone di 5 fasi, ve le dico in inglese seguendo la nomenclatura del libro

• Capurting – quindi catturare, identificare, raccogliere
• Procesing – precisare, elaborare
• Organizing- organizzare
• Review- revisione, verifica
• Engage- quindi passare all’azione, eseguire

Tutto comincia con il catturare ogni informazione, dalle mail, delle lettere delle chiamate ma soprattutto delle idee, dei pensieri che ti vengono in mente durante la giornata ed è fondamentale che tutta queste informazioni vengano riposte in un magazzino esterno, proprio per non fare lo sforzo di tenerle in mente. Puoi usare un block note per le idee, magari stai guidando, camminando, o semplicemente in un momento dato ti viene in mente qualcosa, fermati e mettilo per iscritto, o scivolerà via,

la nostra produttività, paradossalmente, è direttamente proporzionale alla nostra tranquillità, più siamo rilassati più siamo produttivi, quindi se ti trovi in un momento dove non hai tempo, se sei incasinato, non riesci mai a fare le cose che devi fare, a questo punto ce da togliere, da recuperare il tuo equilibrio e ripartire ma dalle cose importanti e con un sistema che ti permette di lasciare libero il tuo cervello da tutto quello che non serve o da quello che puoi immagazzinare in un sistema organizzativo esterno.

Il secondo blocco dello schema è processare, elaborare, per ogni informazione che hai catturato devi farti una domanda, posso fare qualcosa? Si o No, nessun altra opzione- ora se la risposta è Si, Allen ci da una tecnica, immagina che ti arriva una mail da un collega chiedendoti qualcosa, fatti questa domanda, posso rispondere in meno di 2 minuti? Qualunque azione che avete davanti se può essere risolta in meno di due minuti fatela subito, immediatamente. Se invece non è possibile farla subito  e richiede di una conversazione di 30 minuti, mettetela in calendario aggiungendo quella attività alle altre che avete nel vostro piano, lista, o nel caso abbiate la possibilità delegate a qualcuno.

Se invece la risposta alla domanda iniziale, posso fare qualcosa, è NO, avete due opzioni, eliminare o immagazzinare, immagina che ti arriva una mail che conferma l’avvenuto pagamento di una tassa o di una fattura, se ti serve archivialo, per il futuro, se no cancellalo e vaffanculo.  Ripeti questo processo per ogni informazione che ti capita tra le mani

Poi ce il terzo blocco, hai catturato, hai processato, ora viene il bello, devi organizzarti, organizzare tutte quelle azioni che non hai potuto risolvere in 2 minuti, o che hai scartato o archiviato. L’organizzazione secondo David Allen va fatta seguendo 3 macro aree, i progetti, il tempo, e il contesto

Per esempio se hai una scadenza o una riunione mettila nel calendario, ma non aggiungere altro, è sconsigliato mettere in calendario le cose da fare, solo vanno messi gli appuntamenti e le scadenze, in modo da usarlo per quello che realmente serve. Poi ci sono i progetti per esempio io uso un quaderno per organizzare tutto quello che riguarda il podcast e non lo mischio con altre cose. Infine i contesti, tipo la lista della spesa e delle cose che ti servono in casa, o una serie di persone che vuoi chiamare, dividi e organizzi quello che hai da fare per contesto, tempo o scadenza e progetti. Hai una scadenza per una presentazione mettila in calendario

Ovviamente tutto questo va personalizzato alla vostra situazione, adattato, ci sono progetti che hanno anche una scadenza e sono parte di un contesto, questa è una struttura dalla quale prendere spunto, ma ovviamente ognuno di voi ha la possibilità di adattare questa parte

Il quarto passaggio è una verifica, una revisione di tutto quello che avete organizzato, fatta settimanalmente, vi permette di sistemare le le cose da fare in una categoria o in un altra, eliminarle, archiviarle, valutare cosa vi manca per fare una certa cosa, un momento per misurare i tuoi progressi, le tue azioni, i tuoi obiettivi a corto termine, medio o lungo, serve sempre un momento per fare una verifica di tutto quello che bolle in pentola, e il tempo che dedichi a questa operazione è innegoziabile, prenditi un ora e fai solo quello, di solito io lo faccio la domenica sera, trovo un momento tranquillo e mi programmo la settimana ( poi ovviamente faccio la metà o un terzo delle cose che mi sono proposto)

L’ultima fase è ovviamente quella dell’azione, hai tutte le informazioni che ti servono per portare avanti un progetto, hai i tuoi appuntamenti e scadenze, hai le tue liste per contesti, ora è il momento di fare, procedere, tenersi sempre in movimento e agire, senza l’azione non andiamo da nessuna parte.

Questo è il modello di gestione GTD, ovviamente sintetizzato fino all’osso, è un libro di 300 pagine che da una visione molto più dettagliata della gestione e dell’organizzazione. 

quando stai sviluppando un progetto, è importantissimo concentrarsi sulla prossima azione, non perdere tempo in cose che non puoi fare ora, se stai aspettando che un gruppo di persone ti diano delle informazioni, dei prezzi o quello che ti serve per la tua prossima azione, passa ad altro, poi quando il pezzi del puzzle sono pronti ti dedichi a quella cosa che avevi lasciato parcheggiata perché dipendeva dalle azioni di altri

Il grande segreto che ci svela David Allen delle persone che hanno contrattato i suoi servizi come coach, quindi grandi imprenditori o gente al vertice di multinazionali enormi, è un denominatore comune, si concentrano su quello che hanno davanti, sono capaci di focalizzare tutta la loro attenzione verso la cosa più importante che sta accadendo adesso, e sono liberi di tutte quelle altre preoccupazioni che provoca la tensione che creiamo quando cerchiamo di tenere in mente tutto

Andando a scavare nel titolo, getting things done, o detto fatto, ce da comprendere cosa vuol dire per voi fatto, fatto e finito, è essenziale che il vostro concetto di finito e fatto sia sempre raggiunto, perché lasciare delle situazioni mezze aperte porta stress e ansia come dicevamo perché anche se non te rendi conto il cervello pensa a queste, quindi prima di iniziare a mettere in pratica questo metodo, definisci cosa vuol dire per te fatto, e finito. 

Durante un ted talk che David Allen ha presenziato davanti a una platea ha proposto un esercizio alle persone che partecipavano, Tutti abbiamo qualcosa che ci assilla, un progetto, delle scadenze, e dobbiamo fare tante cose al rispetto, ma finiamo sempre a ridurci miseramente a gestirle queste cose all’ultimo minuto. Pensa a quelle cose che ti stanno venendo addosso, tipo un progetto una presentazione, chiudi gli occhi e e pensa a quella che emerge in modo più pressante, scrivile su un foglio

Ti serve un piano di azione, abbiamo detto che il cervello è uno strumento per elaborare, creare, generare idee, piuttosto che immagazzinare e archiviare dati, ma ce una cosa che il cervello fa ancora meglio, pianificare. È una macchina perfetta per fare piani, facciamo piani sempre, costantemente, in modo completamente naturale.

Ora, avete scritto su un foglio quella cosa che vi assilla, andiamo a vedere come funziona il processo di pianificazione secondo David Allen

• primo, trova uno scopo, qual’e lo scopo dietro quel progetto che hai scritto – esempio moto Cristian….
• secondo, Visione. Cosa vuol dire per voi raggiungere quell obiettivo, cosa vuol dire successo per voi relazionato con quello che avete scritto, definiscilo
• Terzo, Idee. Ce un gap tra la realtà e quello che desiderate, spesso ci si scontra con la realtà, si era una tensione, per tanto il cervello inizia a generare idee, un vero e proprio brainstorm, una tempesta di idee, per ridurre quel gap – pensa a cosa potresti fare per il tuo progetto, chiudi gli occhi e scrivi quello che ti viene in mente
• Quarto- struttura- organizza tutto quello che hai scritto, strutturalo, crea una serie di priorità e sistema questo foglio, fai un piano, una sequenza, una serie di priorità che devi tenere in considerazione
• Ultimo, azione, qual’è la prossima azione che devi fare per portare avanti il tuo progetto, il prossimo passo, la parte pratica, dal foglio alla realtà

Questo è il metodo GTD da mettere in pratica per i vostri progetti, se volete fare qualcosa, provate questo processo mentale, molte delle vostre idee svaniscono se non superano queste fasi, ma se le superano…allora fate questo passo, questa azione, e vedete cosa succede.

Dankeshen..oh tra due settimane vi porto un libri strepitoso che sto leggendo ora, rimanete collegati mi raccomando che stiamo facendo un percorso insieme e non mollate, perché ci metto un sacco di tempo a fare sto podcast quindi non gettate la tovaglia adesso. Hasta pronto amigos